Moor Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

Yleistä

Moor Oy (jäljempänä ”Yhtiö” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme asiakas- ja markkinointirekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa yhteyshenkilömme Antti Erha, antti.erha@roomdesk.com.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 1.3.2022.

Rekisterinpitäjä

Nimi:       Moor Oy

Osoite:   Mäkelänkatu 52 A, 00510 Helsinki

Puhelin: 020 7420 290

Y-tunnus: 1733557-9  

Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä asiakkaidemme ja potentiaalisten asiakkaidemme edustajien henkilötietoja.                       

 Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme? 

Keräämme seuraavia, asiakkaidemme tai potentiaalisten asiakkaidemme edustaja koskevia henkilötietoja:

• Etunimi ja sukunimi
• Sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Titteli ja rooli
• Kotisivuillamme käyneen IP-osoite, selain, selainversio ja verkkosivu, jolta sivullemme tultiin                 

Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään? 

Keräämme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään. Näitä ovat asiakasyritykseltä saatu asiakkaan yhteyshenkilön henkilötietojen lisääminen crm-järjestelmäämme, verkkosivuillemme tekemäsi yhteydenottopyynnöt, meille lähettämäsi sähköpostit ja toimittamasi käyntikortit. Keräämme henkilötietojasi tämän ohella myös seuraavista lähteistä:

• Asiakaspalvelun (esim. Helpdesk-palvelut, koulutustilaisuudet) toteuttamisen yhteydessä saadut henkilötiedot
• Julkisilta verkkosivuilta sekä muilta kaupallisilta palveluntarjoajilta saadut henkilötiedot

 

Henkilötietojesi käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Henkilötietojesi käsittelyn peruste on tapauksesta riippuen alla mainittuihin käyttötarkoituksiimme perustuva oikeutettu etumme.

Jos olet jo asiakkaamme:

Henkilötietojesi käsittelyn käyttötarkoituksena on olemassa olevien asiakkaidemme osalta erityisesti asiakassuhteiden hoitaminen ja ylläpito. Henkilötietojasi käsitellään lisäksi tuotteidemme ja palveluidemme myyntiä ja suoramarkkinointia varten. Henkilötietojesi käsittelyllä voimme siis palvella sinua paremmin [ja kehittää tuotteitamme ja palveluitamme vastaamaan asiakkaidemme tarpeita. Henkilötietojesi käsittelyllä ei ole osaltasi muita vaikutuksia.

Jos olet potentiaalinen asiakkaamme:

Potentiaalisia asiakkaitamme koskevien henkilötietojen käyttötarkoituksena on palveluitamme ja tuotteitamme koskeva suoramarkkinointi ja muiden myynti- ja markkinointitoimenpiteiden suorittaminen, eli normaalit markkinointitoimenpiteet kuten markkinointiviestien lähettäminen sähköpostitse. Potentiaalisten asiakkaidemme henkilötietojen käsittelyllä ei ole muita vaikutuksia kuin markkinointiviestien kohdentaminen.

Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Voimme siirtää henkilötietojasi myynti- ja markkinointiyhteistyökumppaneillemme sekä tytäryhtiöillemme.

Yhteistyökumppanimme ja tytäryhtiömme voivat käsitellä henkilötietojasi vain lukuumme suoritettavia markkinointitoimenpiteitä varten. Varmistamme aina, että luovutuksensaajat eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.

Meidän voi myös olla tarpeen jakaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten kanssa henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Siirrämme henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti. Tällä hetkellä hyödynnämme seuraavia Yhdysvaltalaisia palveluntarjoajia EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella:

• Hubspot Inc.., joka kuuluu Privacy Shield -järjestelmään, jonka perusteella henkilötietojen siirto EU/ETAalueen ulkopuolelle on sallittua (ns. riittävän tietosuojan taso).
• Alphabet Inc., joka kuuluu Privacy Shield -järjestelmään, jonka perusteella henkilötietojen siirto EU/ETAalueen ulkopuolelle on sallittua (ns. riittävän tietosuojan taso).
• Atlassian Inc., joka kuuluu Privacy Shield -järjestelmään, jonka perusteella henkilötietojen siirto EU/ETAalueen ulkopuolelle on sallittua (ns. riittävän tietosuojan taso).
• Active Campaign LLC., joka kuuluu Privacy Shield -järjestelmään, jonka perusteella henkilötietojen siirto EU/ETAalueen ulkopuolelle on sallittua (ns. riittävän tietosuojan taso).
• Vine Oy

Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Säilytämme henkilötietojasi Rekisterissä seuraavien periaatteiden mukaisesti:

Asiakkaidemme henkilötiedot säilytämme niin kauan, kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietojasi säilytetään enintään 1 vuoden ajan, minkä jälkeen ne hävitetään. Mikäli asiakassuhteen päättymisestä vuoden sisällä siirryt toisen asiakkaamme palvelukseen, niin päivitämme tietosi vastaamaan voimassaolevaa asiakkuutta.

Potentiaalisten asiakkaidemme henkilötiedot säilytämme suoramarkkinointirekisterissä niin kauan, kuin toimit tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy ja edellyttäen, että et ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin suoramarkkinointirekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää osaltasi tieto suoramarkkinoinnin kieltämisestä.

Henkilötietosi voidaan säilyttää tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai sopimusvelvoitteemme kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Rekisteröidyn kielto-oikeus ja muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Voit antaa meille myös kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit mutta sallia kirjeitse lähetettävät markkinointiviestit).

Lisäksi sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojesi poistamista;
• peruuttaa suostumuksesi ja vastustaa henkilötietojesi käsittelyä siltä osin, kuin henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
• saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen tai antamasi suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja – vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Manuaalista aineistoa säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain nimetyillä henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu tietojärjestelmäämme, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Tietoa evästeistä ja vastaavista teknologioista

“Eväste” on yleisesti käytetty pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa tietokoneellesi tai muulle päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivulla. Selain lähettää tiedon vierailustasi takaisin verkkosivulle, kun vierailet siellä uudestaan. Kaikki nykyaikaiset verkkosivut käyttävät evästeitä tarjotakseen sinulle personoidumman selainkokemuksen.

Kukin eväste on erikseen asetettu kullekin päätelaitteellesi ja evästeitä voi lukea ainoastaan sillä palvelimella, jolla eväste on asetettu. Koska eväste on sidottu selaimeen, eikä lähtökohtaisesti ole jaettavissa eri selainten tai laitteiden välillä (ellei jokin selain, lisäosa tai muu sovellus erikseen mahdollista tätä), evästeiden hallinnoimiseksi tekemät valintasi soveltuvat lähtökohtaisesti vain kyseiseen yksittäiseen selaimeen. Eväste ei voi ajaa ohjelmistoja, eikä sitä voida käyttää virusten tai muun haitallisen koodin toimittamiseen, eikä vahingoittamaan päätelaitettasi tai tiedostojasi. Yksittäistä käyttäjää ei voida tunnistaa pelkästään evästeen tai vastaavien teknologioiden käytön kautta.

Käytämme verkkosivuillamme (www.roomdesk.com) Google Analyticsiä sen analysoimiseksi, miten käyttäjät käyttävät sivustoamme. Google Analytics on Google Inc.:in (”Google”) tarjoama verkkoanalyysipalvelu, joka toimii käyttämällä evästeitä. Huomioithan, että Googlen sijoittamiin evästeisiin sovelletaan Googlen ehtoja ja käytäntöjä, joista löytyy lisää tietoa osoitteessa https://www.google.com/policies/privacy/partners/..

Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen tuki@roomdesk.com. Voit myös ottaa meihin yhteyttä kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Moor Oy

Rekisteri

Mäkelänkatu 52 A, 00510 Helsinki

Mikäli haluat peruuttaa suostumuksesi suoramarkkinointiin, niin voit tehdä sen jokaisen suoramarkkinointiviestin sisältämää linkkiä klikkaamalla.